Data ostatniej aktualizacji: 28.09.2026

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z systemu rezerwacji online („Booking Engine”) udostępnionego przez Square.

Booking Engine umożliwia w szczególności przeglądanie dostępnych obiektów i terminów, dokonanie rezerwacji, dokonanie płatności oraz otrzymywanie informacji związanych z rezerwacją i pobytem.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Booking Engine jest:

Square Enterprises Sp. z o.o.
Ul. Wielopole 7/6, 31-072 Kraków
NIP: 67581672921
e-mail: hello@square.pl

dalej jako „Administrator” lub „Square”.

Administrator odpowiada za przetwarzanie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

W związku z korzystaniem z Booking Engine możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

imię i nazwisko;
adres e-mail;
numer telefonu;
adres, jeżeli jest wymagany w związku z rezerwacją lub rozliczeniem;
dane dotyczące rezerwacji, w tym wybrany obiekt, termin pobytu, liczbę osób oraz inne informacje związane z pobytem;
informacje przekazane przez Ciebie w związku z rezerwacją, w tym dodatkowe prośby, pytania lub uwagi;
dane niezbędne do wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego, jeżeli zostaną podane;
dane dotyczące płatności i transakcji;
informacje dotyczące urządzenia, przeglądarki i połączenia z Booking Engine, w tym adres IP;
dane techniczne związane z korzystaniem z Booking Engine;
informacje dotyczące zgód i preferencji komunikacyjnych, jeżeli mają zastosowanie.

Jeżeli korzystasz z płatności online, dane dotyczące karty płatniczej lub inne dane wymagane do realizacji płatności są przetwarzane w związku z obsługą płatności przez GuestyPay oraz podmioty uczestniczące w realizacji transakcji.

Zakres danych wymaganych do dokonania rezerwacji może różnić się w zależności od rodzaju rezerwacji, wybranej metody płatności oraz wymogów prawnych.

3. Dane osób towarzyszących

Jeżeli podczas dokonywania rezerwacji przekazujesz dane innych osób, które będą uczestniczyć w pobycie, powinieneś upewnić się, że jesteś uprawniony do przekazania tych danych.

Dane osób towarzyszących mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji rezerwacji, organizacji pobytu, kontaktu w sprawach związanych z rezerwacją oraz wykonania obowiązków prawnych.

4. W jakich celach przetwarzamy dane?

Dane osobowe przetwarzamy w szczególności w celu:

umożliwienia korzystania z Booking Engine;
obsługi zapytań dotyczących dostępności i oferty;
przyjęcia, potwierdzenia i obsługi rezerwacji;
kontaktowania się z Tobą w sprawach związanych z rezerwacją i pobytem;
realizacji płatności, zwrotów i innych rozliczeń związanych z rezerwacją;
przekazywania informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania i realizacji pobytu;
obsługi próśb, zgłoszeń, reklamacji i innych spraw związanych z rezerwacją;
wystawiania faktur i innych dokumentów oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych;
zapewnienia bezpieczeństwa Booking Engine oraz zapobiegania nadużyciom i oszustwom;
wykrywania i rozwiązywania problemów technicznych;
dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;
zapewnienia prawidłowego działania, utrzymania i rozwoju Booking Engine;
prowadzenia analiz technicznych i statystycznych dotyczących działania systemu, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy.

Jeżeli wyrazisz odrębną zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych, dane mogą być również przetwarzane w celu przesyłania takich informacji w zakresie określonym w udzielonej zgodzie.

5. Podstawy prawne przetwarzania danych

W zależności od celu przetwarzania podstawą prawną przetwarzania danych osobowych może być:

a) wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Dane przetwarzamy w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy dotyczącej rezerwacji, w szczególności do przyjęcia i obsługi rezerwacji, kontaktu z gościem, organizacji pobytu oraz realizacji płatności.

b) obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych oraz związanych z przechowywaniem dokumentacji.

c) prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak:

zapewnienie bezpieczeństwa systemów i usług;
zapobieganie nadużyciom i oszustwom;
obsługa korespondencji i zapytań;
dochodzenie i obrona przed roszczeniami;
zapewnienie prawidłowego działania Booking Engine;
analiza i poprawa działania usług;
ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

d) zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, dane będą przetwarzane na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak podanie niektórych danych może być niezbędne do dokonania i obsługi rezerwacji.

Jeżeli nie podasz danych wymaganych do realizacji rezerwacji, możemy nie być w stanie przyjąć rezerwacji, zrealizować płatności lub prawidłowo przygotować pobytu.

Jeżeli określone dane są wymagane przez przepisy prawa, ich podanie może być konieczne do realizacji obowiązków ciążących na Administratorze.

7. Płatności za pośrednictwem GuestyPay

Płatności dokonywane za pośrednictwem Booking Engine mogą być obsługiwane przy wykorzystaniu GuestyPay.

W związku z realizacją płatności mogą być przetwarzane w szczególności:

dane karty płatniczej lub debetowej;
dane rozliczeniowe;
informacje o kwocie, dacie, godzinie i metodzie płatności;
adres IP oraz inne dane techniczne wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa transakcji i zapobiegania oszustwom.

Guesty wskazuje, że w ramach usług płatniczych dane kart płatniczych są bezpiecznie przetwarzane przez dostawców uczestniczących w realizacji płatności, a pełne dane karty nie są przechowywane w systemach Guesty, chyba że jest to wyraźnie wymagane i prawnie dozwolone.

W zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest realizowane przez Guesty w imieniu Square w związku z obsługą Booking Engine, Guesty działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe na podstawie odpowiednich ustaleń dotyczących przetwarzania danych.

Szczegółowe zasady dotyczące przetwarzania danych przez Guesty i usług płatniczych mogą wynikać również z dokumentów i polityk Guesty.

8. Dostawcy usług i odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Square w prowadzeniu działalności i realizacji rezerwacji, w szczególności:

dostawcy systemu Booking Engine i oprogramowania do zarządzania rezerwacjami;
dostawcom usług płatniczych;
dostawcom usług hostingowych, chmurowych i informatycznych;
dostawcom usług związanych z komunikacją i obsługą klienta;
dostawcom usług księgowych, prawnych i doradczych;
podmiotom wspierającym bezpieczeństwo systemów i wykrywanie nadużyć;
podmiotom świadczącym usługi związane z przygotowaniem i obsługą pobytu, jeżeli przekazanie danych jest niezbędne do realizacji rezerwacji;
organom publicznym oraz innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Square są zobowiązane do zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych oraz przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami i zawartymi umowami.

9. Guesty jako dostawca Booking Engine

Booking Engine wykorzystywany przez Square jest dostarczany przez Guesty.

W zakresie danych gości udostępnianych Guesty przez Square w celu świadczenia usług Guesty działa jako podmiot przetwarzający dane („processor”), natomiast Square pozostaje administratorem danych („controller”). Taki podział ról wynika również z aktualnych warunków Guesty dotyczących danych osobowych klientów i gości.

Guesty może korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających dane w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług.

Aktualne informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez Guesty znajdują się w polityce prywatności Guesty.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych, chmurowych, płatniczych lub innych dostawców wspierających działanie Booking Engine dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli takie przekazanie ma miejsce, odbywa się ono zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO.

Mogą one obejmować w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne.

11. Jak długo przechowujemy dane?

Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych dotyczących ich przechowywania. Zasada ograniczenia przechowywania wynika z art. 5 ust. 1 lit. e RODO.

W szczególności:

dane związane z rezerwacją przechowujemy przez okres niezbędny do jej realizacji oraz obsługi pobytu;
dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej przechowujemy przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa;
dane związane z reklamacjami, roszczeniami lub sporami przechowujemy przez okres niezbędny do ich rozpatrzenia oraz przez okres odpowiadający terminom przedawnienia właściwych roszczeń;
dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody, chyba że dalsze przechowywanie danych znajduje podstawę w innej podstawie prawnej;
dane techniczne i informacje związane z bezpieczeństwem systemu przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania usług.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.

12. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci prawa wynikające z RODO, w szczególności:

prawo dostępu do swoich danych osobowych;
prawo do otrzymania kopii danych;
prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
prawo do usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
prawo do ograniczenia przetwarzania;
prawo do przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie spełnia warunki określone w RODO;
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Zakres poszczególnych praw może zależeć od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych.

13. Jak skorzystać ze swoich praw?

W celu skorzystania z praw dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem:

Square Enterprises Sp. z o.o.
e-mail: hello@square.pl

W wiadomości warto wskazać, jakiego żądania dotyczy wiadomość oraz jakich danych lub procesu przetwarzania dotyczy.

Administrator odpowiada na żądania dotyczące praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z terminami określonymi w obowiązujących przepisach.

14. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, masz prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem właściwym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
https://uodo.gov.pl

Prawo do wniesienia skargi nie wyłącza możliwości skorzystania z innych środków ochrony prawnej.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe przetwarzane w związku z korzystaniem z Booking Engine nie są wykorzystywane przez Square do podejmowania wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że zostaniesz o tym odrębnie poinformowany i zastosowanie będzie miała odpowiednia podstawa prawna.

16. Pliki cookies

Booking Engine może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie niezbędne do jego prawidłowego działania.

Cookies mogą być wykorzystywane między innymi w celu:

utrzymania prawidłowego działania sesji;
obsługi procesu rezerwacji;
zapamiętywania wybranych ustawień;
zapewnienia bezpieczeństwa;
analizy technicznej działania systemu.

Jeżeli Booking Engine wykorzystuje cookies lub podobne technologie, które nie są niezbędne do jego działania, mogą one wymagać uzyskania Twojej zgody zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Guesty udostępnia w Booking Engine mechanizm umożliwiający konfigurację komunikatu dotyczącego cookies. Odpowiedzialność za zgodność zastosowanych ustawień i wykorzystywanych technologii z właściwymi przepisami spoczywa na Administratorze.

17. Marketing

Jeżeli wyrazisz zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej, możemy wykorzystywać podane przez Ciebie dane kontaktowe w celu przesyłania informacji o ofercie, promocjach lub innych komunikatach marketingowych.

Możesz wycofać zgodę w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody na komunikację marketingową nie wpływa na możliwość otrzymywania wiadomości niezbędnych do realizacji lub obsługi rezerwacji, takich jak potwierdzenie rezerwacji, informacje dotyczące płatności, pobytu lub inne komunikaty administracyjne.

18. Bezpieczeństwo danych

Square stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Dostęp do danych jest ograniczany do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonywania powierzonych im zadań.

Pomimo stosowania odpowiednich zabezpieczeń nie jest możliwe zagwarantowanie całkowitego bezpieczeństwa żadnego systemu informatycznego ani transmisji danych przez Internet.

19. Dane pozyskiwane z innych źródeł

Co do zasady dane osobowe przetwarzane w związku z rezerwacją są pozyskiwane bezpośrednio od Ciebie.

Jeżeli dane dotyczące rezerwacji lub osób uczestniczących w pobycie są przekazywane Administratorowi przez osobę dokonującą rezerwacji lub inny podmiot uprawniony do ich przekazania, Administrator może przetwarzać je w zakresie niezbędnym do realizacji rezerwacji i obowiązków prawnych.

W przypadku pozyskiwania danych osobowych z innych źródeł Administrator realizuje obowiązki informacyjne wynikające z RODO w zakresie i na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.

20. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania Booking Engine, zakresu świadczonych usług, wykorzystywanych dostawców lub sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna w Booking Engine.

W przypadku istotnych zmian, które wpływają na sposób przetwarzania danych osobowych, Administrator podejmie odpowiednie działania w celu poinformowania użytkowników o zmianach, jeżeli będzie to wymagane przez obowiązujące przepisy.

21. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub sposobu przetwarzania danych osobowych skontaktuj się z nami:

Square Enterprises Sp. z o.o.
e-mail: hello@square.pl
Ul. Wielopole 7/6, 31-072 Kraków
NIP: 67581672921

Ostatnia aktualizacja: 28.09.2026